Ledertalentenes tips: – Spis den styggeste frosken først

De har oppnådd mye og blitt ledere i ung alder. Her er deres beste triks for å rekke alt du skal gjøre i løpet av arbeidsdagen.

TID TIL ALT: Disse unge lederne har funnet måter å effektivisere tidsbruken. Fra venstre: Nora Andresen Midttun, Yusuf Nebi Bastas, Vigdis Bonvik og Iselin Songe-Møller. Foto: Norsk Hydro, NG Nordic, Palett, Sopra Steria

Strever du med å komme i mål med alt du skal ha gjort i løpet av arbeidsdagen og går stadig hjem med en følelse av at du aldri fikk tid til det som egentlig var viktigst?

E24 har bedt om råd fra fire unge ledere, som har nådd langt tidlig i karrieren. Alle har fått gode plasseringer i E24s kåring Ledertalentene de siste årene.

Flere av dem kombinerer også tungt ansvar på jobb med små barn hjemme.

Hva er deres beste triks for å rekke over alt de skal ha gjort?

Gründer Vigdis Bonvik

– Tiden og energien min er mitt budsjett. Jeg tenker på det omtrent som penger og er nøye med hvordan jeg disponerer det, sier hun.

Det sier Vigdis Bonvik (33), som er medgründer og markedssjef i Palett, et fem år gammelt selskap som produserer sunn ferdigmat og nå har vokst til å ha atten ansatte.

Arbeidshverdagen hennes i en oppstartsbedrift stiller høye krav til god tidsbruk.

TRAVELT: Som markedssjef i en oppstartsbedrift må Vigdis Bonvik i Palett tenke nøye på hvordan hun bruker tiden. Foto: Palett

Her er hennes viktigste metoder for å rekke alt hun skal gjøre:

1. Skriv ettermiddagsrapporten først

For å være sikker på at hun får gjort unna det viktigste hver dag, starter Bonvik ofte dagen med å skrive utkast til oppsummeringen hun hver ettermiddag sender kollegene om hva hun har gjort.

– Det tvinger meg til å peke ut det aller viktigste og øker sjansen for at jeg faktisk kommer i mål med det hver dag, sier hun.

2. Sett av fokustid i kalenderen

Bonvik setter av tid i kalenderen til å kunne jobbe uforstyrret med oppgaver det er viktig at hun får gjort.

– Da vet teamet at jeg er opptatt, så jeg ikke blir innkalt til møter på det tidspunktet, sier hun.

3. Husk å lade batteriet

Bonvik har kjent på belastningen ved å jobbe altfor mye og har måttet lære seg å koble av fra jobben iblant.

– Som mange andre gründere har jeg kjent på utbrenthet. Jeg måtte innse at jeg ikke er en maskin som kan produsere for fullt hele døgnet, sier hun.

Er hun flink til å skru av PC-en og gjøre noe helt annet innimellom, blir hun også mer effektiv når hun først er på jobb.

Økonomisjef Nora Midttun

Nora Andresen Midttun (34) har ansvar for økonomi, IT, innkjøp og strategi i et av Norsk Hydros underselskaper «Precision Tubing» med over 3000 ansatte.

De siste fire årene har hun fått tre barn, det yngste er nå seks uker.

– Allerede etter det første barnet, begynte jeg å se annerledes på tidsbruken på jobb. Tiden må brukes godt, ellers kan man heller gå hjem og gjøre noe annet, sier hun.

KREVENDE BALANSE: Med direktørjobb og tre barn under fire år, må tiden til Nora Andresen Midttun brukes godt. Foto: Norsk Hydro

Her er hennes triks for å bruke tiden effektivt:

1. Gjør det vanskeligste først

Midttun advarer mot å starte dagen med e-postene du finner i innboksen eller de henvendelsene som når deg først.

– Når jeg kommer på jobb om morgenen har jeg mye energi. Derfor gjør jeg det som krever mest tankevirksomhet først, og så tar jeg enklere ting senere på dagen, sier hun.

2. Automatiser mest mulig

Midttun anbefaler å lete etter oppgaver som kan automatiseres.

– Det er lett å kaste bort tid i rapporteringsprosessen, for eksempel hvis du må klippe og lime tall mellom excelark og e-poster. Hvis alle i stedet kan jobbe i samme system og ha tilgang på dataene samtidig, er mye tid spart, mener hun.

3. Planlegg grundig

Midttun sverger til nøye planlegging. For henne senker det stressnivået, selv når planene av og til må endres på grunn av uforutsette hendelser.

– God planlegging gjør at alt flyter bedre. Du bør nesten bruke mer tid på planlegging enn gjennomføring, mener hun.

Kommunikasjonssjef Yusuf Nebi Bastas

Yusuf Nebi Bastas (35) er kommunikasjonsdirektør i NG Nordic, et konsern som driver med gjenvinning og avfallshåndtering.

Det siste året har de vært gjennom en stor nordisk fusjon, samtidig som han selv har blitt far for første gang.

TIDSKLEMME: Yusuf Nebi Basta skulle håndtere en stor fusjon samtidig som han ble far for første gang. Foto: Jari Kivela Pixoi Ltd

Bastas har tre tips til hvordan man kan rekke over mye på kort tid:

1. Sats på «godt nok»

Bastas mener perfeksjonismen kan være effektivitetens verste fiende.

– Sats på fremdrift fremfor perfeksjon. Mange oppgaver holder det lenge å levere 90 prosent bra. Det er viktigere at du faktisk får fullført og får det ut i verden, sier han.

2. Ta valg med nok innsikt

Noe som kan stjele mye tid, spesielt for ledere, er ifølge Bastas hvis man føler man må ha all mulig informasjon på bordet før man tar en beslutning.

– Ta sjansen på å ta en beslutning når du har nok innsikt, selv om du ikke har all innsikt, sier han.

3. Ikke prøv å fikse alt selv

For de som har en lederjobb, mener han det er viktig å innse at du ikke skal gjøre alt selv.

– Ikke prøv å være superhelt. Det er mye bedre å bygge gode systemer og team som fungerer uansett om du er til stede eller ikke, sier han.

Konsulent-sjef Iselin Songe-Møller

Iselin Songe-Møller (37) er leder for de 250 konsulentene som jobber med forretningsrådgivning i Sopra Steria i Oslo. Hjemme har hun to barn under fire år.

AI-HJELP: Iselin Songe-Møller delegerer stadig oppgaver til kunstig intelligens for å spare tid. Foto: Fredrik Solstad

Her er hennes viktigste tips om effektiv tidsbruk:

1. «Spis den styggeste frosken først»

Songe-Møller anbefaler å gjøre den oppgaven man kvier seg mest for først. Hun lærte trikset da hun studerte i USA, med uttrykket: «Eat the ugliest frog first».

– Hvis du starter med det du gruer seg mest til, så får du det unna. Da føles resten av oppgavene du har på blokken nesten som belønning etterpå, sier hun.

2. Bruk AI og digitale verktøy

Songe-Møller sparer mye tid ved å bruke snarveier og smarte funksjoner i de vanlige programmene som brukes på jobb.

I tillegg «delegerer» hun stadig flere oppgaver til kunstig intelligens.

– I et møte kan jeg bruke AI til å gjøre lydopptak, transkribere det som blir sagt og få ut en møteoppsummering med forslag til oppfølgingspunkter. Selv om du må se over til slutt, sparer det mye tid, nevner hun som eksempel.

3. Skjerm deg fra distraksjoner

Et viktig hinder for effektiv jobbing er digitale forstyrrelser, mener Songe-Møller. Selv har hun skrudd av alle varsler fra sosiale medier på mobilen, og fjernet pop-up-varsler på PC-en.

– Det er ikke dumt å sette PC og mobil på flymodus når du virkelig skal konsentrere deg, og bruke en halvtime eller time der du har fullt fokus på oppgaven du skal gjøre, sier hun.

4. Ta vare på deg selv

En viktig nøkkel til å være effektiv på jobb, er ifølge Songe-Møller å ha det godt med seg selv, fysisk og mentalt.

– Skal du ha overskudd på jobb, må du ta vare på deg selv ved å få nok søvn og tenke på kosthold og trening, sier hun.