Filminstituttet innrømmer lovbrudd – lover full opprydding

Internasjonalt Samisk Filminstitutt (ISFI) eies av Kautokeino kommune og Sametinget, og drives nesten utelukkende av offentlige midler. Siden 2020 har ISFI og Duottar studio fått over 140 millioner kroner av skattebetalernes penger.

Loven sier at selskaper som ISFI og Duottar studio må bruke åpne anbud når de kjøper inn varer og tjenester.

Men en undersøkelse NRK har gjort, viser at instituttet har brutt loven ved flere anledninger.

Dette blir kjent etter at NRK nylig publiserte en sak om at filminstituttet har betalt nesten 4 millioner kroner til selskapet til direktørens far fra 2020 til i dag. Regnskapene viser i tillegg at flere andre i direktør Anne Lajla Utsis familie har fått betalte oppdrag fra instituttet.

Ledelsen beklager nå det som har skjedd, og lover å rydde opp.

Departementet: – Må stramme opp

Etter at saken ble kjent, ble ISFI-ledelsen kalt inn til et møte hos sin største finansiør, Kultur- og likestillingsdepartementet (KUD).

Departementet hadde på forhånd bedt om en full gjennomgang av instituttets håndtering av økonomien.

– Vi ba om og fikk en gjennomgang av saker knyttet til økonomihåndtering hos ISFI. Vi var tydelige på at regler og lover knyttet til selskapsformen skal følges, og vi understreket behovet for ryddighet. Det er tydelig at ISFI må stramme opp sine rutiner, og styreleder redegjorde i møtet for hvordan styret nå tar tak i dette.

Etter møtet er departementet klare på at filminstituttet ikke har fulgt reglene og må rydde opp:

– Selskapet har brutt retningslinjene for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere som får tildelt driftstilskudd fra Kultur- og likestillingsdepartementet, gjennom å ikke følge reglene som gjelder for aksjeselskap, sier kommunikasjonssjef i departementet, Simon Solholm Stjern.

– Hvordan har ISFI brutt retningslinjene for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere?

– Bruddene, som ISFI også har redegjort for, er knyttet til tilleggstjenestene ISFI har kjøpt. Dette erkjenner også ISFI, som nå er i gang med et arbeid for å bedre sine rutiner.

NRK har bedt departementet om å utdype hvilke brudd filminstituttet har begått, men departementet har foreløpig ikke besvart våre gjentatte henvendelser.

Innkjøpene som ble gjort feil

Direktør Anne Lajla Utsi bekrefter at de har gått igjennom økonomien etter NRKs spørsmål, og innrømmer at reglene ikke har blitt fulgt:

– Gjennom gjennomgangen har vi identifisert enkelte leverandørforhold som overstiger terskelverdiene i lov om offentlige anskaffelser. Disse vil bli fulgt opp umiddelbart for å sikre at alle innkjøp håndteres korrekt, skriver Utsi i et svar til NRK.

Disse innkjøpene innrømmer ISFI er gjort i strid med loven:

1. Nytt lydstudio – 4,5 millioner kroner:
Da det nye studioet skulle bygges, ble ikke jobben lyst ut offentlig. De spurte bare tre utvalgte firmaer.

Direktøren legger seg flat: – Vi erkjenner at prosjektet med en kostnadsramme på inntil 4,5 millioner kroner skulle vært lagt ut på åpent anbud. Dette er en feil fra vår side.

2. Reiser og flybilletter – 3,4 millioner kroner
Instituttet har kjøpt reiser fra reisebyrået Berg-Hansen i flere år uten å la andre konkurrere om avtalen. De ser i ettertid at summen ble så høy at de var pålagt å bruke anbud, og varsler at de nå vil iverksette en offentlig anbudsprosess.

3. Regnskap og revisor – 1,4 millioner kroner
Det er betalt nærmere én million kroner til et regnskapshus og over 400.000 kroner til en revisor. Først nå har instituttet hentet inn tilbud fra andre for å sjekke om prisen er riktig.

4. Konsulenthjelp – 375.000 kroner
En konsulent fikk oppdrag med å dubbe film uten konkurranse. ISFI forklarer at personen hadde en helt unik kompetanse og ekspertise, men innrømmer at de ikke fulgte innkjøpsreglene godt nok fordi de ikke hadde et skriftlig dokument (protokoll) som forklarte valget.

5. Hotelltjenester – 1,2 millioner kroner
Instituttet har brukt over 1 million kroner på det lokale hotellet i Kautokeino. Direktøren forklarer at dette var det eneste aktuelle hotellet, men innrømmer lovbrudd fordi de glemte å skrive en lovpålagt anskaffelsesprotokoll for å dokumentere denne vurderingen.

Mener ett millionkjøp var lovlig

Instituttet brukte også 4,25 millioner kroner på et PR-byrå uten konkurranse. Her mener direktøren at de holdt seg innenfor loven, fordi oppdraget var så spesielt at dette var det eneste firmaet som kunne gjøre jobben.

Penger til direktørens familie

Tidligere har det kommet frem at instituttet har kjøpt tjenester av selskapet til direktørens far, i tillegg til å betale for leie og utgifter for lokalene i Buletjávri i Kautokeino.

Fra 2020 til i dag har ISFI og studioet kjøpt tilleggstjenester for cirka 82.000 kroner fra farens selskap, Filbmagoahti AS. To av fakturaene har direktøren godkjent selv.

At direktøren godkjente regninger fra selskapet til faren er brudd på habilitetsreglene, opplyser kommunikasjonssjef i KUD, Simon Solholm Stjern.

Nå bekrefter direktøren at flere andre familiemedlemmer har fått utbetalt penger fra instituttet eller datterselskapet.

• Et familiemedlem fikk utbetalt 50.000 kroner for et enkeltoppdrag høsten 2023.
• Et annet familiemedlem fikk et reisestipend på 10.000 kroner i 2023.
• Et tredje familiemedlem fikk utbetalt 1156 kroner for et dubbe oppdrag i 2023.
• Et fjerde familiemedlem fikk utbetalt 5000 kanadiske dollar, som senere skal ha blitt tilbakebetalt til instituttet i sin helhet ifølge direktøren.

Anne Lajla Utsi understreker at hun ikke var med på å bestemme disse utbetalingene fordi hun var erklært inhabil, og at sakene ble behandlet av andre i administrasjonen.

I forvaltningsloven står det at hvis en leder er inhabil, så er de ansatte under lederen som regel også inhabile. NRK har spurt om hvordan ISFI tolker dette.

Direktør Anne Lajla Utsi svarer at de nå må gå gjennom reglene på nytt med jurister før neste styremøte.

Hun innrømmer likevel at de tette båndene er et problem:

– Selv om summene ikke er så store, så kan jeg forstå at det allikevel kan stilles spørsmål, og det er noe jeg som direktør tar på største alvor. Jeg skal sørge for ekstra ryddighet rundt habilitet fremover, skriver Utsi til NRK.

Henter inn eksperthjelp for å rydde opp

NRKs undersøkelse og departementets reaksjon gjør at det nylig valgte styret i filminstituttet er kalt inn til et møte før sommeren for å rydde opp i rutinene. De har også hentet inn hjelp fra eksterne eksperter og rådgivningsselskapet PWC.

Administrasjonen skal nå lage helt nye og strengere regler for innkjøp, betalinger og hvordan de skal håndtere familieforhold og habilitet.

– Vi tar alle spørsmål som reises omkring disse forholdene på største alvor. Til styrets behandling vil administrasjonen legge frem konkrete forslag til styrkede internkontrollrutiner, herunder rutiner for betalinger, anskaffelser og håndtering av habilitet. Målet er å etablere tydeligere og mer robuste prosedyrer som sikrer god forvaltningspraksis, skriver direktør Anne Lajla Utsi.